UZABASE Tech Blog

〜迷ったら挑戦する道を選ぶ〜 株式会社ユーザベースの技術チームブログです。

XP祭りの裏側 〜大規模イベントの運営ってどんなことやるの?〜

こんにちは!SPEEDA開発チームの斎藤です。

先月9月21(土)に開催された開発者向けイベント「XP祭り」は皆様ご存知でしょうか。
今回は運営メンバーとして「XP祭り」に関わり、思いきりお祭りを堪能した私の視点から

  • 運営ってどんなことしてたの?(大変なの?)
  • 運営側だとどんな楽しいことがあるの?

といったことについて少しだけ語らせていただき、
イベントを創る側の魅力や楽しさが伝えられればと思います。

XP祭りとは?

毎年9月ごろに開催されるソフトウェア開発者向けの技術イベントです。
XP(エクストリームプログラミング)やアジャイル、スクラムなどのテーマを中心に、
講演者が培った知見、体験を元にした魅力的な講演、ワークショップが多数行われます。
参加費用は無料!今年は18回目で、来場者数220人と大盛況でした。

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XP祭りの運営ってどんなことやるの?

運営側がやることを大きく分けると、
イベント当日までの準備と、当日の運営の2つに大別されます。

①イベント当日までの準備(毎月一回開かれる運営会議で進めていく)

  • イベントの開催日時、会場を決める
  • イベント開催の告知とwebサイトを用意する
  • 講演者を公募し、イベント当日のタイムテーブルを作る
  • 参加者を募集する
  • 各出版社様にお願いし、技術本を寄贈していただく(※) etc...

XP祭りでは毎年、各出版社様から技術本を多数寄贈していただいております。
これらは全て参加者および講演者の方に無料で配布させていただいております。 f:id:saito86:20190927210708j:plain

②イベント当日の運営

  • 会場のセッティング
  • 受付
  • 各講演の司会
  • 後片付け
  • 懇親会 etc...

色々やることがあって大変に見えるかもしれませんね。でも大丈夫です。
XP祭りは今年で18回目なので、既にどんなことをどうやるかの大筋が決まっています。

例えば、イベント会場は早稲田大学教授の鷲崎先生のご厚意で無償でお借りしています。
また、講演者の公募や当日のタイムテーブル作成も、今まで積み重ねてきたものをベースにみんなでワイワイ進めるので、 運営をやるのが初めての私でも特に大変だと感じることはありませんでした。

「運営になるべく負担がかからないようにする」
「運営がお祭りを楽しめるようにする」

ということを意識されているそうで、長くイベントを続ける秘訣を教えていただいたなあと思いました。

XP祭りの運営ってどんな楽しいことがあるの?

これは色々ありますが、大きく分けると2つあると感じました。

①お祭りの準備、開催の楽しさと達成感
学校の文化祭のようなイメージといって伝わるのか自信がありませんが、 お祭りの準備や運営って、参加してくれる方が笑って満足してくれると嬉しいですよね。 自分たちが携わったイベントに200人以上も参加者が集まってくれて、 「XP祭り楽しかった」という感想を聞いたりすると「やって良かった」と思いますね。
もちろん、当日は参加者でもあるため、自分の気になる講演やワークショップに参加しちゃってOKです。

②知り合いが増えて、コミュニティの輪が広がる
運営メンバーを中心に、講演者の方や参加者の方まで、 たくさんの方々とつながりができました。 やっぱり同じようなことに挑戦している仲間や、偉大な先人の方と話ができるのはとても心強いです。
困ったときに相談したり、良い知見が得られたときに共有したりと、コミュニティの強さって本当に素晴らしいなと思います。

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お祭りの後はやっぱり懇親会!

終わりに

ほんの少しXP祭りの裏側を書かせていただきましたが、いかがでしたでしょうか。

  • 大規模イベントの運営でも実はそんなに大変じゃない
  • 運営として裏側からもお祭りを楽しめた

という2点が伝わって、少しでも興味を持っていただけたのなら幸いです。
(後はほんの少し勇気を出して飛び込むだけです。来年のXP祭り運営委員の会でお会いしましょう!)

謝辞

XP祭りの運営の皆様、ならびに講演、参加者の皆様、ありがとうございました。
皆様のおかげで、XP祭りは今年も最高に楽しいイベントになったのではないか思います。 また来年もどうぞよろしくお願いいたします!